Regolamento del Club

Premessa.

Il Rotary Club di Carrara e Massa si è costituito il 24 maggio 1948. Si è sempre ispirato ai principi che risaltano nello statuto prescritto dal Rotary International ai club. La versione aggiornata dello statuto e la versione emendata del regolamento sono state approvate dall’assemblea dei soci in data 7 luglio 2009. Nell’occasione l’assemblea ha deliberato di dare mandato al consiglio direttivo di provvedere successivamente a depositare e/o registrare sia lo statuto sia il regolamento, come parte integrante. 

Art. 1 – Aspetti normativi di carattere generale.

Nello statuto si stabilisce che questa associazione non ha scopo di lucro. In questo articolo regolamentare vengono definiti gli aspetti normativi generali che caratterizzano l’associazione, alcuni dei quali rappresentano anche principi fondamentali che saranno poi ripresi e sviluppati nei successivi articoli.

  1. Il club non puo’ distribuire, anche in modo indiretto, utili o avanzi di gestione nonché fondi, riserve o capitale durante la vita dell’associazione, salvo che la destinazione o la distribuzione non siano imposte dalla legge.
  2. E’ fatto obbligo di devolvere il patrimonio dell’associazione, in caso di suo scioglimento per qualunque causa, ad altra associazione con finalità analoghe o ai fini di pubblica utilità, sentito l’organismo di controllo di cui all’art. 3, comma 190, della legge 23 dicembre 1996 nr 662, e salvo diversa destinazione imposta dalla legge.
  3. L’uniformità del rapporto associativo e delle modalità associative del club è volta a garantire l’effettività del rapporto medesimo, restando esclusa espressamente la temporaneità della partecipazione alla vita attiva della associazione e prevedendo espressamente per gli associati o partecipanti attivi il diritto di voto per l’approvazione e le modificazioni dello statuto e del regolamento e per la nomina degli organi direttivi dell’associazione.
  4. E’ obbligo per il club di redigere e di approvare annualmente un rendiconto economico e finanziario secondo le disposizioni statutarie.
  5. Nell’associazione sono tassativamente stabilite la libera eleggibilità degli organi amministrativi, il principio del voto singolo di cui all’art. 2532 comma 2 del codice civile, la sovranità dell’assemblea dei soci ed i criteri di loro ammissione ed esclusione, i criteri e le forme di pubblicità delle convocazioni assembleari, dei bilanci o rendiconti; non è ammesso il voto per corrispondenza.
  6. E’ intrasmissibile e non soggetta a rivalutabilità la quota o contributo associativo.
Art. 2 – Elezioni delle cariche sociali e degli altri componenti del Consiglio Direttivo
  1. Ad una riunione normale, un mese prima di quella per l’elezione dei dirigenti, il Presidente della riunione invita i soci del club a designare i candidati a Presidente, vice Presidente, Segretario, Tesoriere e quattro consiglieri. Le nomine possono essere presentate da un’apposita commissione, dai soci del club presenti alla riunione o da entrambi, secondo quanto stabilito dal club. Qualora si decida per una commissione per le nomine, tale commissione sarà nominata nel modo disposto dal club. I nomi dei candidati sono iscritti su una scheda in ordine alfabetico a fianco d’ogni carica e sottoposti al voto dell’assemblea annuale. I candidati a Presidente, vice Presidente, Segretario e Tesoriere che abbiano raccolto la maggioranza dei voti sono dichiarati eletti alle rispettive cariche. I quattro candidati al consiglio che abbiano raccolto la maggioranza dei voti sono dichiarati eletti consiglieri. Il Presidente così eletto entra a far parte del Consiglio Direttivo in qualità di Presidente eletto per l’anno che inizia il 1° luglio immediatamente successivo alla sua elezione, e assume l’ufficio di Presidente il 1° luglio immediatamente successivo all’anno in cui è stato membro del Consiglio Direttivo.
  2. I dirigenti e i consiglieri così eletti formano, insieme al Presidente uscente, il Consiglio Direttivo. Entro una settimana dalla sua elezione, il Consiglio Direttivo si riunisce ed elegge a Prefetto un socio del club.
  3. Il Consiglio Direttivo provvederà ad occupare eventuali vacanze al proprio interno o all’interno di qualsiasi altro ufficio.
  4. Il Consiglio Direttivo eletto provvederà ad occupare eventuali vacanze al proprio interno o all’interno di qualsiasi altro ufficio designato.
Art. 3 – Consiglio Direttivo

Il Club è amministrato da un Consiglio Direttivo composto di dieci soci: il Presidente in carica, il Presidente eletto (incoming), il Presidente uscente, il vice Presidente, il Segretario, il Tesoriere e i quattro consiglieri.

Art. 4 – Dirigenti del Club e loro mansioni

Sono Dirigenti del Club: il Presidente in carica, il Presidente eletto (incoming), il Vicepresidente, il Segretario, il Tesoriere e il Prefetto.

  1. Presidente: il Presidente in carica presiede le riunioni del Club e del Consiglio Direttivo ed esplica le mansioni in genere inerenti e connesse alla carica.
  2. Presidente eletto: esplica le mansioni affidategli dal Presidente del Club o dal Consiglio Direttivo.
  3. Vice Presidente: in assenza del Presidente, presiede le riunioni del Club e del Consiglio ed esplica le funzioni e gli incarichi che possono essergli affidati dal Presidente e/o dal Consiglio.
  4. Segretario: tiene aggiornato l’Albo dei Soci e ne registra le presenze e le attività e ne conserva le relazioni scritte; dirama gli avvisi di riunione del Club, del Consiglio e delle Commissioni e ne redige e conserva ordinatamente verbali e relazioni, con particolare riguardo agli atti e verbali, soggetti a riservatezza, relativi alle controversie nei confronti di un socio o fra soci; compila e inoltra i rapporti richiesti dal RI e quelli semestrali sui soci e sul mutamento dell’effettivo da trasmettere alla Segreteria del RI; compila per il Governatore il rapporto mensile di assiduità dei soci alle riunioni; incassa e trasmette al RI gli abbonamenti alla rivista ufficiale “ROTARY”; sovrintende  alla  conservazione  ed alla tenuta ordinata dell’archivio del Club. Può essere coadiuvato da un Socio designato dal Consiglio.
  5. Tesoriere: ha la cura e la responsabilità dell’esazione, recupero e custodia di tutti i proventi del Club ed ha l’obbligo di dettagliato rendiconto al termine dell’anno rotariano ed ogni volta che ne sia richiesto dal Consiglio. Un estratto del consuntivo approvato dal Consiglio Direttivo sarà inviato a tutti i soci al termine dell’anno rotariano. Senza preventiva autorizzazione del Consiglio Direttivo non può chiedere elargizioni e/o anticipazioni di cassa a soci, privati, enti e/o banche, né riceverle. Cessando dalla carica, trasmette al successore o al Presidente tutti i fondi, i libri e la documentazione dei conti e qualsiasi altro bene o valore del Club.
  6. Prefetto: Svolge le mansioni normalmente connesse alla sua carica e descritte nel Manuale del Segretario e le altre eventualmente affidategli dal Presidente o dal Consiglio.
Art. 5 – Riunioni del Club e quorum – Riunioni del Consiglio Direttivo e quorum
  1. Sono riunioni ordinarie del Club la convocazione delle quali è in genere automatica ed affidata al bollettino del Club od E-Mail:
    • Le riunioni settimanali conviviali.

Soggette all’obbligo dell’assiduità, si tengono nella sede sociale o in altro luogo indicato nel bollettino o nel messaggio E – Mail la sera del primo, secondo e terzo martedì del mese alle ore 20,15 (ora ufficiale) ed il quarto martedì alle ore 13,15 (ora ufficiale). In caso di cancellazione o di cambiamento, i soci saranno tempestivamente avvisati.

  • Le riunioni conviviali di c.d. “petite table”.

Escluse dall’obbligo dell’assiduità e convocabili soltanto in periodo estivo e per il tempo limitato che fisserà il Consiglio Direttivo, si tengono in luogo delle ordinarie: per dovere di accoglienza degli amici d’altri Club presenti nella nostra area per lavoro o per ferie.

  • Le riunioni conviviali speciali.

Sono quelle tenute in concomitanza di congressi, ricorrenze, celebrazioni o visite d’altri Club o delegazioni o per incontri Interclub; o per promozione d’amicizia o per beneficenza o prestigio o doveri di rappresentanza od ospitalità oppure per gite culturali. La presenza in esse dei soci è sempre doverosa e la presenza di famigliari e/o ospiti a spese del socio invitante può esser gradita.

  • La “Riunione Annuale del Club”.

Da tenersi nel mese di dicembre per l’elezione dei componenti – tranne il Prefetto – del Consiglio Direttivo.

  1. Sono riunioni straordinarie del Club:

quelle che il Consiglio decida di tenere per propria determinazione o su richiesta di almeno 20 soci nel luogo, giorno ed ora precisandi nella convocazione. E ciò per discutere ed eventualmente deliberare su argomenti importanti o vitali per il prestigio, l’azione e la coesione del Club, o lo spirito di serenità ed amicizia fra soci, o per procedere ad interpretazione collegiale dello Statuto o del Regolamento. La convocazione di queste assemblee avverrà in genere con bollettino od E-Mail o con raccomandata se da esse possano derivare impegni finanziari o deliberazioni soggette a decorrenza di termini d’impugnativa.

  1. Il quorum per la validità sia della riunione annuale sia di quelle settimanali conviviali del Club è fissato in un terzo dell’effettivo.
  2. Il Consiglio Direttivo si riunirà di norma nel primo martedì di ogni mese, escluso l’agosto, in anticipo conveniente sull’ora della riunione ordinaria del Club. Riunioni speciali del Consiglio potranno esser disposte con tempestivo preavviso dal Presidente o da chi ne farà le veci ogni qual volta sarà ritenuto necessario o su richiesta di almeno due componenti del Consiglio.
  3. Il quorum per la validità delle riunioni del Consiglio Direttivo è costituito dalla maggioranza dei suoi componenti.
Art. 6 – Tassa di ammissione e quote sociali
  1. La tassa di ammissione è di 1000 (mille) Euro.
  2. La quota sociale annua è di 1000 (mille) Euro, pagabile in quattro rate trimestrali anticipate.
  3. Il Consiglio Direttivo per comprovati motivi potrà deliberare la variazione degli importi della tassa d’ammissione e della quota sociale annua. La variazione, una volta approvata dal Club, avrà effetto immediato.
  4. La quota sociale annua comprende :

-l’importo delle spese di partecipazione alle riunioni conviviali ordinarie;

-l’importo della quota pro capite dovuta al RI;

-l’importo della quota dovuta al Distretto, con diritto all’abbonamento alle riviste ROTARY e REALTA’ NUOVA, nonché ad un esemplare dell’Annuario italiano.

Art. 7 – Sistema di votazione

Tutte le votazioni avvengono a viva voce o per alzata di mano, ad eccezione di quelle per i Dirigenti indicati nell’ art. 4 di questo Regolamento e per gli altri componenti del Consiglio Direttivo le quali si svolgono a scrutinio segreto. Non sono ammesse deleghe.

Art. 8 – Commissioni
  1. Le commissioni si occupano di sviluppare e realizzare gli obiettivi annuali e a lungo termine che riflettono le quattro vie di azione che costituiscono il fondamento teorico e pratico della vita del Club:
  • Azione interna;
  • Azione professionale;
  • Azione di interesse pubblico;
  • Azione internazionale.
  1. Le commissioni ordinarie sono le seguenti:
  • “Effettivo”. Incaricata di preparare e mettere in atto un piano onnicomprensivo per l’ammissione al Club e la conservazione dell’effettivo.
  • “Relazioni pubbliche del Club”. Incaricata di mantenere i contatti con l’esterno e di promuovere i progetti e le attività del Club.
  • “Amministrazione del Club”. Svolge attività collegate con il funzionamento del Club.
  • “Progetti”. Si occupa della preparazione e messa in opera di progetti educativi, umanitari e di formazione a livello locale e internazionale.
  • “Fondazione Rotary”. Sviluppa un piano d’azione a sostegno della Fondazione Rotary, sia dal punto di vista finanziario che con la partecipazione attiva dei soci ai programmi umanitari.
  1. Ogni commissione è composta da un presidente e da almeno due altri membri scelti tra i soci del Club da parte del Presidente del Club, previa approvazione del Consiglio.
  2. Il Presidente eletto, il Presidente in carica e l’ultimo past Presidente del Club devono collaborare per assicurare continuità amministrativa alle commissioni. E’ pertanto auspicabile il ricorso ad incarichi pluriennali (durata ottimale tre anni) per i vari componenti di ogni commissione, ponendo attenzione che il ricambio sia graduale (evitando il ricambio simultaneo di tutti i componenti di una stessa commissione).
  3. Il Presidente eletto è responsabile della nomina dei presidenti e dei membri delle commissioni quando vi siano posti vacanti e deve riunirsi con le commissioni all’inizio del suo mandato per pianificare insieme le attività del Club.
  4. Oltre alle commissioni ordinarie di cui al punto 2, il Presidente, previa approvazione del Consiglio, può istituire e nominare anche altre commissioni  ritenute necessarie.
  5. Il Presidente è componente di diritto di tutte le commissioni e, come tale, gode di tutti i diritti inerenti.
  6. Ogni commissione svolgerà le mansioni previste dal presente Regolamento e quelle supplementari eventualmente assegnatele dal Presidente o dal Consiglio Direttivo. Salvo speciale mandato del Consiglio, le commissioni non prenderanno iniziative prima di aver sottoposto una relazione al Consiglio e di averne ricevuta l’approvazione.
  7. Il presidente di ogni commissione (preferibilmente un socio che abbia maturato esperienza come membro della stessa commissione) è responsabile del regolare andamento delle attività della commissione; deve controllarne e coordinarne i lavori e comunicare al Consiglio le attività svolte.
Art. 9 – Compiti delle Commissioni
  1. I compiti delle commissioni sono determinati e modificati dal Presidente in carica in base ai documenti rilevanti del RI.
  2. La commissione “Progetti” deve fare in modo che i progetti per l’anno sociale si svolgano nella sfera dell’azione professionale, dell’azione d’interesse pubblico e dell’azione internazionale.
  3. Ciascuna commissione deve avere un mandato specifico, obiettivi chiaramente delineati e un piano d’azione che deve essere stabilito all’inizio dell’anno. Deve essere compito principale del Presidente eletto proporre raccomandazioni per quanto riguarda le commissioni, il loro mandato e gli obiettivi del Club nonché i progetti da sottoporre al Consiglio prima dell’inizio dell’anno.
Art. 10 – Esoneri temporanei

I Soci che presentino al Consiglio Direttivo una domanda scritta, sostenuta da ragioni valide e sufficienti, possono ottenere un permesso che li esoneri dalla partecipazione alle riunioni del Club per un determinato periodo.

Art. 11 – Finanze
  1. Il Tesoriere deposita tutti fondi del Club in una banca designata dal Consiglio Direttivo.
  2. Tutti i pagamenti saranno effettuati tramite banca a mezzo di ordinativi firmati dallo stesso Tesoriere e corredati dai relativi giustificativi.
  3. Per le spese postali, per altre relative alla redazione e trasmissione del bollettino e di altri scritti ai Soci per le piccole spese della segreteria, il Tesoriere assegnerà al Segretario un apposito fondo, con obbligo del rendiconto. Tale fondo potrà esser reintegrato nel corso dell’ anno rotariano in base a regolari distinte delle spese incontrate.
  4. L’anno finanziario del Club comincia il 1° luglio e termina il 30 giugno. Per l’esazione delle quote sociali, pagabili in quattro rate trimestrali, l’anno viene diviso in due semestri che vanno  rispettivamente  dal  1° luglio al  31 dicembre e dal  1° gennaio  al  30 giugno.   I  pagamenti  degli  abbonamenti  alle riviste saranno effettuati entro il 1° luglio e il 1° gennaio di ogni anno in base al numero dei Soci del Club esistente alle date sopraindicate.
  5. All’inizio di ogni anno finanziario il Consiglio Direttivo prepara o farà preparare un bilancio preventivo delle entrate e delle uscite per l’anno relativo. Tale preventivo, approvato dal Consiglio, rappresenterà il limite massimo di spesa per le rispettive voci, salvo diversa decisione del Consiglio.
Art. 12 – Procedure di ammissione al Club
  1. Il nome di un potenziale socio, proposto da un socio attivo che faccia parte dell’effettivo del club da almeno 2 anni, viene comunicato per iscritto al Consiglio tramite il Segretario. Un ex socio, o un socio proveniente da un altro club può essere proposto come socio attivo dall’ex club o club di provenienza. In questa fase, la proposta deve essere esaminata con la massima riservatezza, eccetto quanto disposto in questa procedura.
  2. Il Consiglio affida la domanda di ammissione alla commissione “Effettivo” affinché accerti che la proposta ed il candidato soddisfino tutti i requisiti previsti dallo Statuto e dal Regolamento.
  3. Il Consiglio approva o respinge la proposta entro 45 giorni dalla sua presentazione, informando il proponente della decisione tramite il Segretario del club.
  4. Se la decisione del Consiglio è favorevole, il candidato viene informato degli obiettivi del Rotary come anche dei privilegi e delle responsabilità derivanti dall’affiliazione, dopodiché viene invitato a firmare il modulo di proposta e a fornire i propri dati e la classifica proposta perché siano comunicati al club.
  5. Se entro sette (7) giorni dalla pubblicazione dei suddetti dati il Consiglio non riceve obiezioni scritte dai soci (attivi) del club, il candidato pagherà la quota d’ammissione prevista da questo regolamento (a meno che non sia proposto come socio onorario) e sarà quindi considerato ammesso al club. Qualora fossero presentate obiezioni, il Consiglio voterà in proposito alla riunione successiva. Se la candidatura sarà approvata nonostante le obiezioni, il candidato pagherà la quota d’ammissione prevista da questo regolamento (a meno che non sia proposto come socio onorario) e sarà quindi considerato ammesso al club.
  6. Dopo l’ammissione, il Presidente del Club provvederà alla presentazione del nuovo socio al resto del club; il Segretario gli consegnerà la tessera del club, comunicando i suoi dati al R.I., e la Commissione per l’informazione rotariana fornirà il materiale da consegnare al nuovo socio in occasione della sua presentazione al club, assegnandogli inoltre un socio incaricato di assisterlo nel processo di assimilazione.
 Art. 13 – Risoluzioni

Le risoluzioni o mozioni che possano impegnare il Club potranno esser oggetto di discussione o pubblicazione soltanto dopo esame del Consiglio Direttivo; e, se presentate in una riunione del Club, dovranno esser deferite al Consiglio senza apertura di discussione.

Art. 14 – Schema dell’ordine del giorno delle riunioni

-Apertura

-Presentazione dei rotariani in visita

-Presentazione degli ospiti

-Corrispondenza e annunci vari

-Eventuali rapporti delle Commissioni

-Eventuali argomenti non esauriti

-Nuovi argomenti

-Cena o pranzo

-Relazione o altra manifestazione in programma

-Chiusura.

 Art. 15 – Emendamenti

Ogni modifica od emendamento di questo Regolamento – proposta da chicchessia – richiede : che il testo, a cura del Segretario, pervenga ai soci per raccomandata e/o E-Mail – o con altro mezzo tecnico che ne assicuri la ricezione – almeno dieci giorni liberi prima della riunione del Club fissata per la proposta; che i soci siano presenti alla riunione in numero legale; che sia stato ottenuto il consenso dei due terzi dei soci presenti. Il Regolamento non può essere modificato da emendamenti o aggiunte che siano in contrasto con lo Statuto del Club o con lo Statuto o il Regolamento del RI.